లావాదేవీల యొక్క ఖచ్చితమైన రికార్డులను ఉంచడంలో వ్యాపారం విఫలమైతే, గందరగోళం ఫలితం. చెల్లింపులు జమ చేయబడని కోపంతో ఉన్న కస్టమర్‌లను మరియు మీరు కొనుగోలు చేసిన సామాగ్రికి చెల్లించమని విక్రేతలు కోరవచ్చు. సస్పెన్స్ ఖాతాలు మరియు క్లియరింగ్ ఖాతాలు అటువంటి సమస్యలను నివారించడానికి రూపొందించిన అకౌంటింగ్ సాధనాలు.
తాత్కాలిక ఖాతాలు
సస్పెన్స్ మరియు క్లియరింగ్ ఖాతాలు కొన్ని అంశాలలో ఒకదానికొకటి పోలి ఉంటాయి. రెండూ తాత్కాలిక ఖాతాలు. లావాదేవీలు నమోదు చేయబడతాయి మరియు బుక్కీపర్లు ఆ మొత్తాలను తగిన ఆదాయానికి లేదా వ్యయ ఖాతాకు బదిలీ చేస్తారు. ఏదేమైనా, సస్పెన్స్ మరియు క్లియరింగ్ ఖాతాలు పూర్తిగా భిన్నమైన విధులను కలిగి ఉన్నాయి. క్లియరింగ్ ఖాతాలు తరువాత పోస్టింగ్ కోసం లావాదేవీలను నిర్వహించడానికి మరియు సమాచారం సరిగ్గా మరియు పూర్తిగా నమోదు చేయబడిందని నిర్ధారించడానికి ఉపయోగిస్తారు. సమస్య కనిపించినప్పుడు సస్పెన్స్ ఖాతా ఉపయోగించబడుతుంది. సమస్య పరిష్కారం అయ్యేవరకు ఇది మొత్తాన్ని రికార్డ్ చేయడానికి ఉపయోగపడుతుంది.
అనిశ్చితులను నిర్వహించడం
సస్పెన్స్ ఖాతాలు సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతాలు, ఇవి కొంత అస్పష్టత ఉన్నప్పుడు లావాదేవీలను కలిగి ఉంటాయి. ఉదాహరణకు, బహుళ వస్తువులను కలిగి ఉన్న కస్టమర్ చెల్లింపు ఏ వస్తువు కోసం సూచించకుండా మీకు చెల్లింపును పంపవచ్చు. చెల్లింపును పుస్తకాల నుండి వదిలేయడానికి బదులుగా, లావాదేవీని ఎక్కడ ఉందో మీరు నిర్ణయించే వరకు మీరు సస్పెన్స్ ఖాతాలో ఉంచవచ్చు.
క్లియరింగ్ ఖాతాలను ఉపయోగించడం
లావాదేవీలను మరింత శాశ్వత ఖాతాకు పోస్ట్ చేసే సమయం వరకు తాత్కాలిక ప్రాతిపదికన రికార్డ్ చేయడానికి అకౌంటెంట్లు క్లియరింగ్ ఖాతాలను ఉపయోగిస్తారు. క్లియరింగ్ ఖాతాలో అందుకున్న నగదును ధృవీకరించడం మరియు బ్యాంకులో జమ చేయడం వరకు ఇది చాలా సులభం. కస్టమర్ చెల్లింపు వచ్చేవరకు స్వీకరించదగిన ఖాతాల కోసం క్లియరింగ్ ఖాతా ఉపయోగించబడుతుంది. కొన్నిసార్లు సంబంధిత లావాదేవీలు కాలక్రమేణా జరుగుతాయి.
ఉదాహరణకు, ఒక ప్రాజెక్ట్ పూర్తయ్యే వరకు నిర్మాణ వ్యయాలను క్లియరింగ్ ఖాతాలో ఉంచవచ్చు. నిర్మాణం పూర్తయినప్పుడు, మొత్తం ఖర్చు తగిన శాశ్వత ఖాతాకు బదిలీ చేయబడుతుంది. ఈ ప్రతి ఉదాహరణలో, క్లియరింగ్ ఖాతాలు కొనసాగుతున్న ఆదాయం మరియు ఖర్చులను ట్రాక్ చేయడానికి ఉపయోగపడతాయి. అదనంగా, ఆదాయం మరియు వ్యయ వస్తువులు రెండూ సకాలంలో నివేదించబడతాయి కాబట్టి సాధారణ లెడ్జర్ అన్ని సమయాల్లో సాధ్యమైనంత ఖచ్చితమైనది.
క్లియరింగ్ మరియు సస్పెన్స్ ఖాతాలను మూసివేయడం
సస్పెన్స్ మరియు క్లియరింగ్ ఖాతాలు రెండూ క్రమానుగతంగా “సున్నా అవుతాయి”. దీని అర్థం ఖాతాలోని ప్రతిదీ ఇతర ఖాతాలకు తరలించబడుతుంది, ఇది సున్నా బ్యాలెన్స్ను వదిలివేస్తుంది. ప్రామాణిక అకౌంటింగ్ పద్ధతులకు ఆర్థిక సంవత్సరం చివరిలో ఈ తాత్కాలిక ఖాతాలను మూసివేయడం అవసరం. క్లియరింగ్ ఖాతాలు తరచుగా మూసివేయబడతాయి.
ఉదాహరణకు, యుటిలిటీ ఖర్చులను రికార్డ్ చేయడానికి ఉపయోగించే క్లియరింగ్ ఖాతా నెలవారీగా మూసివేయబడుతుంది. ప్రతిరోజూ రోజువారీ నగదు రసీదుల ఖాతా మూసివేయబడవచ్చు. సస్పెన్స్ ఖాతాలు కొంచెం భిన్నంగా పనిచేస్తాయి. సస్పెన్స్ ఖాతాలలో నమోదు చేయబడిన మొత్తాలు అనిశ్చితులు పరిష్కరించబడే వరకు మాత్రమే అక్కడ ఉంచబడతాయి. నిర్ణీత షెడ్యూల్‌లో కాకుండా ఎప్పుడైనా సస్పెన్స్ ఖాతా మూసివేయబడుతుంది.
