చిన్న-వ్యాపార యజమాని ఎవరూ సంతోషంగా లేని కస్టమర్‌ను కలిగి ఉండటానికి ఇష్టపడరు, కానీ కస్టమర్‌కు అనుకూలంగా సమస్యలను పరిష్కరించడం ఎల్లప్పుడూ సాధ్యం కాదు. క్లయింట్ మీ ఉత్పత్తి లేదా సేవ కోసం ఖర్చు చేసిన డబ్బు కోసం వాపసు కోసం అభ్యర్థిస్తే, మీరు అందుబాటులో ఉన్న అన్ని సమాచారాన్ని సమీక్షించి, పరిస్థితులు వాపసు ఇవ్వాలా అని నిర్ణయించాలి. వాపసు ఇవ్వకూడదని మీరు నిర్ణయించుకుంటే, వాపసు అభ్యర్థనను తిరస్కరించడానికి మీ కారణాలను సంక్షిప్తంగా వివరిస్తూ, మర్యాదపూర్వకంగా కాని గట్టిగా తిరస్కరించే లేఖను పంపడం ద్వారా కస్టమర్‌కు వెంటనే తెలియజేయండి.
ప్రొఫెషనల్ స్టేషనరీ మరియు సెల్యూటేషన్ ఉపయోగించండి
కంపెనీ లెటర్‌హెడ్‌ను ఉపయోగించండి మరియు మీ లేఖ రాసేటప్పుడు ప్రామాణిక వ్యాపార లేఖ ఆకృతిని అనుసరించండి. ఉదాహరణకు తేదీ మరియు కస్టమర్ యొక్క పూర్తి పేరు మరియు చిరునామా, అలాగే సంక్షిప్త విషయ పంక్తిని చేర్చండి - "విషయం: మీ వాపసు అభ్యర్థన మే 10," ఉదాహరణకు. స్వరాన్ని సెట్ చేయడానికి "ప్రియమైన శ్రీమతి స్మిత్:" వంటి అధికారిక నమస్కారంతో తెరవండి.
దృ, మైన, మర్యాదపూర్వక స్వరంలో వ్రాయండి
దృ but మైన కానీ మర్యాదపూర్వక భాషను ఉపయోగించండి. మీ మొదటి కొన్ని వాక్యాలలో, వాపసు అభ్యర్థనను గుర్తించండి మరియు పరిస్థితులను పరిశోధించడానికి మరియు మీ నిర్ణయానికి రావడానికి మీరు తీసుకున్న చర్యలను క్లుప్తంగా వివరించండి. "మీ అభ్యర్థన చుట్టూ ఉన్న పరిస్థితిని నేను వ్యక్తిగతంగా పరిశీలించాను" లేదా "మీ ఒప్పందం యొక్క నిబంధనలను మేము సమీక్షించిన తర్వాత మా మేనేజర్‌తో మాట్లాడాను" వంటి పదబంధాలతో మీ కేసును బలోపేతం చేయండి.
క్షమాపణ వైఖరి తీసుకోండి
మర్యాదపూర్వక విచారం వ్యక్తం చేయండి, కానీ మీరు అభ్యర్థనను తిరస్కరిస్తున్నారని స్పష్టంగా చెప్పండి మరియు మీ ప్రధాన పేరాలో కారణాన్ని అందించండి. మీ నిర్ణయాన్ని సాధ్యమైనప్పుడల్లా సమర్థించుకోవడానికి ఒక నిర్దిష్ట కంపెనీ విధానాన్ని ఉదహరించండి.
ఉదాహరణ
కస్టమర్ ఇటీవల కొనుగోలు చేసిన వాచ్ కోసం వాపసు కోసం అభ్యర్థిస్తుంటే, మీ లేఖ చదవవచ్చు:
"క్షమించండి, మీ క్రొత్త గడియారం పట్ల మీరు అసంతృప్తిగా ఉన్నారు, కాని వాపసు ఇవ్వకూడదని మేము నిర్ణయించుకున్నాము. వాచ్ జలనిరోధితమైనది కాదని మరియు నీటి అడుగున ధరించరాదని తయారీదారుల విధానం స్పష్టంగా పేర్కొంది. ఈత కొట్టేటప్పుడు మీరు గడియారాన్ని ధరించారని మీరు సూచించారు, ఇది వారంటీని చెల్లదు. "
ఇతర సందర్భాల్లో, సంస్థ యొక్క హామీ వాపసు వ్యవధి ముగిసిందని ఎత్తి చూపడం ద్వారా లేదా "షరతు ప్రకారం - వాపసు లేదా రాబడి లేదు" అని పేర్కొన్న ఒప్పందం ప్రకారం వస్తువు అమ్మినట్లు కస్టమర్‌కు గుర్తు చేయడం ద్వారా మీరు మీ నిర్ణయాన్ని వివరించవచ్చు.
మీరు కస్టమర్‌కు విలువనిచ్చేలా బలోపేతం చేయండి
కస్టమర్ యొక్క పోషణను మీరు అభినందిస్తున్నట్లు మీ ముగింపు పేరాలో సంక్షిప్త ప్రకటనను చేర్చండి. దీర్ఘకాలిక లేదా విలువైన కస్టమర్‌ను దూరం చేయవచ్చని మీరు భయపడితే, వాపసుకు బదులుగా తక్కువ విలువైనదాన్ని అందించడాన్ని పరిగణించండి.
ఉదాహరణ
వంటి పదబంధాన్ని పరిగణించండి:
"మేము ఈ సమయంలో వాపసు ఇవ్వలేకపోతున్నాము, మేము మీ వ్యాపారానికి విలువ ఇస్తాము మరియు మీ తదుపరి కొనుగోలుపై మీకు 15 శాతం తగ్గింపును అందించాలనుకుంటున్నాము."
భవిష్యత్ కొనుగోలులో ఉపయోగించగల క్రెడిట్‌ను అందించడం మరొక ఎంపిక. ఈ ఓదార్పు వాపసు తిరస్కరణ యొక్క దెబ్బను మృదువుగా చేస్తుంది. మీ చేతితో వ్రాసిన సంతకంతో సహా మీ అధికారిక వ్యాపార సంతకం బ్లాక్‌తో లేఖను మూసివేయండి.
పంపే ముందు ప్రూఫ్ రీడ్ లెటర్
మీ లేఖను జాగ్రత్తగా ప్రూఫ్ చేయండి. ఏదైనా టైపోగ్రాఫికల్ లేదా వ్యాకరణ తప్పిదాలను సరిదిద్దండి, శుభ్రమైన కాపీని ముద్రించి తిరిగి సంతకం చేయండి. ప్రత్యేకించి విలువైన కస్టమర్ కోసం, లేదా గణనీయమైన వాపసు అభ్యర్థన విషయంలో, మరొక లేఖ లేదా సీనియర్ మేనేజర్ మీ లేఖను పంపే ముందు దాన్ని సమీక్షించడాన్ని పరిగణించండి.
