ఒక వ్యాపారం లేదా సంస్థ కొత్త ఉద్యోగులకు బాగా వ్రాసిన ప్రామాణిక కార్యకలాపాల విధానాలను (SOP) ఉపయోగించడంతో మరింత సమర్థవంతంగా శిక్షణ ఇవ్వగలదు. శిక్షణకు మించి, ఒక SOP మాన్యువల్ ఇప్పటికే ఉన్న జట్టు సభ్యులకు తక్కువ-తరచుగా ఉపయోగించే విధానాలకు వనరును ఇస్తుంది, సరైన ప్రోటోకాల్తో విధానాలు జరుగుతాయని, నాణ్యత నియంత్రణను నిర్వహిస్తుందని నిర్ధారిస్తుంది. ప్రామాణిక ఆపరేటింగ్ ప్రొసీజర్స్ మాన్యువల్ రాయడానికి ఏదైనా నిర్దిష్ట ప్రక్రియలో పాల్గొన్న దశలపై స్పష్టమైన అవగాహన అవసరం.
కోర్ ప్రక్రియలను నిర్వచించండి
మీ కంపెనీకి ఉన్న అన్ని ప్రధాన ప్రక్రియలను చూడండి. SOP మాన్యువల్లో ఏ ప్రక్రియలు వివరించబడతాయి మరియు మ్యాప్ చేయబడతాయి అని నిర్వచించడం ప్రారంభించండి. మీరు ప్రతి చివరి ప్రక్రియను మ్యాప్ చేయకపోవచ్చు, చాలా ప్రాథమిక మరియు ముఖ్యమైన వాటిని స్థాపించడం చాలా ముఖ్యం.
ఉదాహరణకు, ఒక నిర్దిష్ట సంతకం వంటకం ఎలా తయారవుతుందనే దానిపై కోర్ ప్రక్రియలను రెస్టారెంట్ నిర్వచించవచ్చు. రెస్టారెంట్ శుభ్రపరిచే ప్రక్రియ కూడా అంతే ముఖ్యం. మీ ప్రధాన ప్రక్రియల జాబితాను సృష్టించండి, తద్వారా మీరు ప్రతిదాన్ని మ్యాప్ చేసిన తర్వాత SOP మాన్యువల్లో అనుసంధానించవచ్చు.
ప్రతి ప్రక్రియను మ్యాప్ చేయండి
ప్రతి ప్రక్రియ ప్రక్రియను పూర్తి చేయడానికి అవసరమైన దశల ద్వారా నిర్వచించబడుతుంది. ఒక దశను కోల్పోవడం అంటే కోల్పోయిన లేదా ఆలస్యమైన ఆర్డర్ లేదా లోపభూయిష్ట తుది ఉత్పత్తి అని అర్ధం. మ్యాపింగ్ వర్క్ఫ్లోను గీస్తోంది.
ఉదాహరణకు, మీరు ఇంటర్నెట్ విచారణ యొక్క అమ్మకాల ప్రక్రియ కోసం ఒక SOP ను సృష్టిస్తున్నారని చెప్పండి. మొదట, సమాచారం అభ్యర్థించిన తర్వాత సీసం ఎలా సంప్రదించాలో మ్యాప్ చేయండి: ఫోన్ కాల్, ఇమెయిల్ లేదా టెక్స్ట్. ప్రతి పరిచయానికి నిర్దిష్ట స్క్రిప్ట్లతో, అవకాశాన్ని ప్రారంభంలో చేరుకోలేకపోతే మీ అమ్మకాల బృందం ఎన్నిసార్లు ఫాలో-అప్లను నిర్వహిస్తుందో మ్యాప్ చేయండి.
అవకాశాన్ని చేరుకున్నప్పుడు వేరే స్క్రిప్ట్ను మ్యాప్ చేయండి, అలాగే మీ ఉత్పత్తి లేదా సేవను కొనుగోలు చేస్తుందా లేదా నిలిపివేయాలని నిర్ణయించుకుంటారా అనే దానిపై ఆధారపడి ఫాలో-అప్ల సమితి. మ్యాప్ చేసిన తర్వాత, ప్రక్రియను సాధారణ దశల్లో వ్రాయండి.
చెక్లిస్టులు మరియు ఫారమ్లను సృష్టించండి
ఏదైనా ప్రక్రియ కోసం, జట్టు సభ్యులు ఫారం లేదా చెక్లిస్ట్ను అనుసరించడం సులభం. మ్యాప్ చేసిన ప్రక్రియ ఆధారంగా సమగ్ర మూసను అభివృద్ధి చేయండి. మీరు క్లయింట్ తీసుకోవడం వద్ద నిర్దిష్ట సమాచారాన్ని సేకరించాల్సిన అవసరం ఉంటే, టెంప్లేట్ క్లుప్తంగా అవసరమైన అన్ని సమాచారాన్ని కలిగి ఉందని నిర్ధారించుకోండి.
జట్టు సభ్యులు SOP లోని ప్రతిదీ గుర్తుంచుకుంటారని అనుకోకండి, ముఖ్యంగా క్లయింట్ వారి ముందు కూర్చున్నప్పుడు. మీ ప్రాసెస్ మ్యాప్ మరియు దశలకు అనుబంధంగా చెక్లిస్టులు మరియు ఫారమ్లను అనుసంధానించండి.
పూర్తి SOP మాన్యువల్ని సృష్టించండి
మీరు ప్రతి ప్రాసెస్ను మ్యాప్ చేసి, అన్ని సహాయక పత్ర టెంప్లేట్లను సృష్టించిన తర్వాత, వాటిని పూర్తి SOP మాన్యువల్గా సమగ్రపరచండి. విభాగాల ఆధారంగా మాన్యువల్ను నిర్వహించండి. ఉదాహరణకు, మీరు SOP మాన్యువల్లో "సేల్స్," "ఆపరేషన్స్" మరియు డిస్ట్రిబ్యూషన్ "విభాగాలను కలిగి ఉండవచ్చు.ప్రతి విభాగం ఆ విభాగం యొక్క ప్రధాన ప్రక్రియలుగా మరింత విభజించబడుతుంది, సాధారణంగా ప్రతి కోర్ ప్రక్రియ మొత్తం జరుగుతుంది వస్తువుల పంపిణీ.
"పంపిణీ" విభాగంలో, మీరు "ఆర్డర్ పొందడం", "డెలివరీ కోసం ప్యాకేజింగ్," "షిప్పింగ్" మరియు "ఫాలో-అప్" వంటి అనేక ప్రధాన ప్రక్రియలను కలిగి ఉండవచ్చు.
విషయాల పట్టికతో SOP మాన్యువల్ను నిర్వహించండి మరియు ప్రతి విధానాన్ని బోల్డ్ టైటిల్ హెడర్లో స్పష్టంగా జాబితా చేయండి. జట్టు సభ్యులకు వారి విభాగాలలో సంబంధిత SOP లను గుర్తించడంలో సహాయపడటానికి, మాన్యువల్ ద్వారా సులభంగా తిప్పడానికి మీరు ట్యాబ్లను కూడా చేర్చవచ్చు.