'మెమోరాండం' కోసం చిన్నది అయిన మెమో - మీరు ఎక్కువ ఆలోచించకుండా త్వరగా డాష్ చేయగల పత్రం అనిపిస్తుంది. మెమోలు స్వభావంతో క్లుప్తంగా ఉన్నప్పుడు (రెండు పేజీలకు మించకూడదు), మీరు చదవడానికి విలువైనవిగా ఉండటానికి ఆ పేజీలో లేదా రెండింటిలో చాలా ప్యాక్ చేయవచ్చు. ఇది మెమో ఎవరికి సంబోధించబడిందనే దానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది; రచయిత అధ్యక్షుడికి మెమోలో లేదా ఆమె / అతని బృందానికి కాకుండా సిబ్బందికి మెమోలో వేరే దృష్టిని కలిగి ఉండవచ్చు. మీరు సమాచారాన్ని తెలియజేస్తున్నా లేదా ప్రతిస్పందనలను అడుగుతున్నా, నిరూపితమైన ఆకృతిని అనుసరిస్తే మీ గ్రహీతలకు అవసరమైన మొత్తం సమాచారాన్ని మీరు ఇస్తారని నిర్ధారిస్తుంది.
మెమో ఎవరితో ప్రసంగించబడిందో ప్రారంభించండి
శీర్షిక మెమోలో మొదట వస్తుంది మరియు ఇది ముఖ్యం ఎందుకంటే ఇది మెమో గురించి మరియు మరెవరు స్వీకరిస్తున్నారో గ్రహీతలకు చెబుతుంది; మరో మాటలో చెప్పాలంటే, మెమో ఎవరు ప్రసంగిస్తున్నారు - రచయిత సాధారణంగా మెమోను సిబ్బందికి లేదా ఆమె / అతని బృందానికి పంపుతున్నారా - మరియు వారు ఎందుకు చదవాలి. లెక్సికో ప్రకారం, నమూనా శీర్షికలో ఇవి ఉండాలి:
- TO: వ్యక్తి పేరు మరియు శీర్షిక
- సిసి: అన్ని ఇతర గ్రహీతలు
- నుండి: మీ పేరు మరియు శీర్షిక
- తేదీ: సంక్షిప్తాలు లేకుండా నెల, రోజు, సంవత్సరం
- విషయం: మెమో యొక్క నిర్దిష్ట అంశం
పర్డ్యూ విశ్వవిద్యాలయం యొక్క ఆన్‌లైన్ రైటింగ్ ల్యాబ్ (OWL) మెమోలు చాలా అధికారిక సమాచార మార్పిడి కానప్పటికీ, గ్రహీతలను వారి మారుపేర్లు కంపెనీ వ్యాప్తంగా ఉపయోగించినప్పటికీ వారి పూర్తి పేర్లతో పిలవాలి. కాబట్టి ప్రతి ఒక్కరూ "ఫిష్" లేదా "రెడ్" అని పిలువబడే ఉద్యోగులను చిరునామాదారు లైన్‌లో వారి అసలు పేర్లతో పరిష్కరించాలి.
సబ్జెక్ట్ లైన్ యొక్క ప్రాముఖ్యతను అర్థం చేసుకోండి
కంపెనీ ప్రెసిడెంట్, సిఇఒ లేదా ఉద్యోగి యొక్క సొంత మేనేజర్ నుండి వచ్చిన మెమో పూర్తిగా గ్రహీతలందరికీ చదవబడుతుందని మీరు ఆశిస్తారు. కానీ చాలా మంది మెమో రీడర్లు ఈ మెమో గురించి త్వరగా చెప్పడానికి స్వయంచాలకంగా సబ్జెక్ట్ లైన్ వైపు చూస్తారు. మెమో వారికి నిజంగా ఎంత ముఖ్యమో మరియు ఇవన్నీ చదవవలసిన అవసరం ఉందా అని వారు అంచనా వేయాలనుకుంటున్నారు. సబ్జెక్ట్ లైన్ పాఠకులకు వారు గతంలో చేస్తున్న వాటి నుండి వారి దృష్టిని మళ్ళించటానికి సూచన ఫ్రేమ్ను ఇస్తుంది.
పర్డ్యూ యొక్క OWL ప్రకారం, మెమో యొక్క వాస్తవ కంటెంట్‌కు సబ్జెక్ట్ లైన్ చాలా ప్రత్యేకంగా ఉండాలి. ఇది సంక్షిప్తంగా ఉండాలి, అవును, కానీ మెమోలో ఉన్నదాన్ని స్పష్టంగా చెప్పండి. నిర్దిష్ట-సరిపోని విషయ పంక్తుల ఉదాహరణలను చదవడం మరియు అవి ఎలా మెరుగుపరచబడ్డాయి అనేవి తేడాను అర్థం చేసుకోవడానికి మరియు ఎక్కువ పాఠకుల సంఖ్య పొందడానికి మీ విషయ పంక్తులను మెరుగుపరచడంలో మీకు సహాయపడవచ్చు:
- సబ్జెక్ట్ లైన్: భద్రత మార్చండి: కార్యాలయ దొంగతనానికి వ్యతిరేకంగా మీ వ్యక్తిగత వస్తువులను రక్షించండి.
- సబ్జెక్ట్ లైన్: కార్యాలయ సామాగ్రి దీనికి మారుతుంది: కార్యాలయ సామాగ్రిని ఆర్డర్ చేయడానికి కొత్త పద్ధతి.
- సబ్జెక్ట్ లైన్: ఇటీవలి గ్రాడ్లు మార్చండి: ఇటీవలి గ్రాడ్యుయేట్లు వచ్చే వారం టూర్ కంపెనీకి.
మొదట మీ ప్రధాన అంశాన్ని తెలియజేయండి
మెమోలు కమ్యూనికేషన్ యొక్క సూటి రూపాలు, టీజర్స్ కాదు. సబ్జెక్ట్ లైన్ చదివిన తరువాత, చాలా మంది పాఠకులు మెమో యొక్క ప్రధాన బిందువును చూడటానికి వెంటనే మొదటి వాక్యానికి వెళతారు, కాబట్టి ప్రధాన బిందువును ప్రారంభంలో ఉంచండి, ప్రాధాన్యంగా మొదటి పంక్తిలో. జార్జ్ మాసన్ విశ్వవిద్యాలయం యొక్క రైటింగ్ సెంటర్ వెబ్‌సైట్‌లో బిజినెస్ మెమోలు రాయడం గురించి ఒక వ్యాసం మెమో రాయడం గురించి చాలా ముఖ్యమైన విషయం మీ ప్రధాన అంశంతో మెమోను ప్రారంభించడం అని ప్రకటించింది. ఇది మెమోలో ఏమి ఉందో పాఠకుడికి వెంటనే తెలియజేస్తుంది.
మీ సబ్జెక్ట్ లైన్ "కార్యాలయ దొంగతనానికి వ్యతిరేకంగా మీ వ్యక్తిగత వస్తువులను కాపాడుకోండి" అయితే, మీ మెమో యొక్క మొదటి పంక్తి "ఆఫీసులో ఇటీవల వ్యక్తిగత వస్తువులను దొంగిలించినట్లు అనేక నివేదికలు వచ్చాయి." ఇప్పుడు మీరు వారి దృష్టిని ఆకర్షించారు. సబ్జెక్ట్ లైన్ కేవలం సూచన కాదు; మీ కార్యాలయంలో అసలు దొంగతనాలు జరిగాయి. "ఈ దొంగతనాలకు ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారో మేము నిర్ధారించలేకపోయాము, మరియు మా కార్యాలయాలలో సందర్శకుల సంఖ్య కారణంగా, ఈ సమస్యను పరిష్కరించడానికి కొంత సమయం పడుతుంది" వంటి సమాచారాన్ని తెలియజేసే అదనపు వాక్యాలను అనుసరించండి. మీరు మీ డెస్క్‌లో వ్యక్తిగత వస్తువులను లాక్ చేయవచ్చు లేదా మీరు మీ ప్రాంతాన్ని విడిచిపెట్టినప్పుడల్లా వాటిని మీతో తీసుకెళ్లండి. "
పాఠకులకు మరింత సమాచారం కావాలంటే, వారు మీ సహాయక అంశాలను చదవడం కొనసాగిస్తారు. మీ అతి ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని ముందు ఇవ్వడం ద్వారా, ఎక్కువ మంది పాఠకులు మెమో గురించి తెలుసుకుంటారు, వారు చదువుతూ ఉండకపోయినా. మీ ఉద్యోగులు తమ ఉద్యోగాలు చేయడంలో బిజీగా ఉన్నారు మరియు పగటిపూట వందలాది ఇమెయిళ్ళు మరియు మెమోలను స్వీకరించవచ్చు, అవి పూర్తిగా చదవలేవు. మీ మెమో గురించి వారికి తెలిస్తే, వారి నియామకాలు, క్లయింట్ ఫోన్ కాల్స్ మరియు గడువు తర్వాత వారు తిరిగి రావాలని గుర్తుంచుకునే అవకాశం ఉంది.
పాఠకులకు మార్గనిర్దేశం చేయడానికి ఉపశీర్షికలను ఉపయోగించండి
జార్జ్ మాసన్ విశ్వవిద్యాలయం ప్రకారం, కొంతమంది పాఠకులు మెమోలతో సహా పత్రాలను స్కిమ్ చేయడానికి ఇష్టపడతారు. అలా చేయడంలో వారికి సహాయపడటానికి, మెమో అంతటా సమాచార ఉపశీర్షికలను వాడండి, తద్వారా వారు చదివినవన్నీ సబ్జెక్ట్ లైన్ మరియు ఉపశీర్షికలు అయితే, వారు మెమో యొక్క సారాంశాన్ని అర్థం చేసుకుని దూరంగా వస్తారు. మీరు సబ్జెక్టులతో చేసినట్లే మీ ఉపశీర్షికలు బలంగా మరియు వివరణాత్మకంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. ఇది తెలివైన మరియు మర్మమైన ప్రదేశం కాదు.
కార్యాలయ దొంగతనాలపై మీ మెమోను కొనసాగిస్తూ, మీరు చేయాలనుకుంటున్న ప్రతి బ్యాకప్ పాయింట్‌కు మీరు ఉపశీర్షికను వ్రాయవచ్చు మరియు వాటిని బోల్డ్‌లో హైలైట్ చేయవచ్చు:
- గత రెండు వారాలుగా దొంగతనాలు జరిగాయి
- ఇతర వివరణలు తోసిపుచ్చబడ్డాయి
- మీరు ఇప్పుడు తీసుకోవలసిన చర్య
ప్రతి ఉపశీర్షికపై దాని క్రింద ఉన్న పేరాలో విస్తరించండి. దొంగతనాల సమయం గురించి మొదటి ఉపశీర్షిక కోసం, దొంగతనాలు జరిగిన వాస్తవ తేదీలు లేదా సంబంధిత సమాచారం ఇవ్వండి, అవి అన్నీ శుక్రవారం జరిగాయి. రెండవ విషయం క్రింద, వస్తువులను కేవలం పోగొట్టుకునే అవకాశం చర్చించబడిందని వివరించండి, కానీ చాలా సంఘటనలు చాలా దగ్గరగా ఉన్నందున వాటిని తోసిపుచ్చారు.
సారాంశాన్ని జోడించడాన్ని పరిగణించండి
మీ మెమోలో ఎక్కువ భాగం వ్రాసిన తరువాత, ఇది పూర్తి రెండు పేజీల పొడవు మరియు చాలా సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటే, మీరు సారాంశాన్ని జోడించాలనుకోవచ్చు - కొన్నిసార్లు ఎగ్జిక్యూటివ్ సారాంశం అని పిలుస్తారు - పాఠకులు వారికి అవసరమైన సమాచారాన్ని పొందడానికి స్కాన్ చేయవచ్చు. ఈ ఐచ్ఛిక సారాంశం మెమో ప్రారంభంలోనే ఉంటుంది, కాబట్టి మీరు పర్డ్యూ OWL ప్రకారం, మెమో కవర్ చేసే వాటికి ప్రివ్యూ ఇస్తున్నారు, అయితే ఇది సారాంశంగా వ్రాయబడింది.
మీ మెమో యొక్క ప్రధాన పాయింట్‌తో ప్రారంభించండి, ఆ తర్వాత మీ ప్రధాన ఆలోచనకు మద్దతు ఇచ్చే పాయింట్లు మెమోలో పాయింట్లను కవర్ చేసే క్రమంలో ప్రారంభించండి. పాఠకులు ఏ చర్య తీసుకోవాలనుకుంటున్నారో స్పష్టంగా చెప్పండి. కొంతమంది పాఠకులు సారాంశాలతో మెమోలను ఇష్టపడతారు ఎందుకంటే వారు శీర్షిక మరియు విషయ పంక్తులను, తరువాత సారాంశాన్ని చదవగలరు మరియు మొత్తం రెండు పేజీలను చదవకుండా మెమోలో ఏమి కవర్ చేయబడిందో తెలుసుకోవచ్చు. మీ మెమో ఒక పేజీ లేదా అంతకంటే తక్కువ ఉంటే, మీరు సారాంశాన్ని జోడించాల్సిన అవసరం లేదు.
సరిగ్గా తెరవండి, మూసివేయండి మరియు ఫార్మాట్ చేయండి
ఎగ్జిక్యూటివ్ రైటింగ్ కోచ్ మరియు ఇన్స్ట్రక్షనల్ సొల్యూషన్స్ వ్యవస్థాపకుడు మేరీ కల్లెన్, మెమోలు అంతర్గత పత్రాలు అని, వ్యాపార అక్షరాలు బాహ్యమైనవి మరియు ఇమెయిళ్ళు కావచ్చు. అయితే, కొన్నిసార్లు, మీరు ఒక ప్రాజెక్ట్‌పై క్లయింట్‌తో కలిసి పనిచేస్తుంటే, వారితో కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మెమోలు ఉపయోగించబడతాయి. మెమోలు గ్రీటింగ్‌తో ప్రారంభం కావు, ముగింపు సంతకంతో ముగుస్తాయి.
మెమోలు వ్యాపార పత్రాలు కాబట్టి, పేరాగ్రాఫ్‌లు వ్యాపార ఆకృతిని అనుసరించాలి మరియు ఎడమ-సమర్థించబడాలి, అవి అకాడెమిక్ రచనలో ఉన్నందున ఇండెంట్ చేయబడవని పర్డ్యూ OWL వివరిస్తుంది. పేరాలు మధ్య ఖాళీగా ఉండాలి, పేరాగ్రాఫ్‌ల మధ్య డబుల్ ఖాళీలు ఉండాలి. ముగింపు కోసం, కల్లెన్ మెమోను చర్యకు బలమైన పిలుపుతో ముగించాలని సూచించాడు. పాఠకులు వారు తదుపరి ఏమి చేయాలనుకుంటున్నారో చెప్పండి, అది వారు ఒక విధానాన్ని నిర్వహించే విధానాన్ని మార్చాలా, మెమో యొక్క అంశం గురించి అభిప్రాయాన్ని ఇవ్వండి లేదా వారికి అవసరమైనప్పుడు సమాచారాన్ని గుర్తుంచుకోండి.
