ఇమెయిల్ యొక్క వాడుకలో సౌలభ్యం దాని ముఖ్య సమాచార-భాగస్వామ్య బలం మరియు దాని రాజకీయ బలహీనత రెండూ: మనం "ప్రత్యుత్తరం" వలె "అన్నింటికీ ప్రత్యుత్తరం" క్లిక్ చేసి, మనం కోరుకున్నదాన్ని టైప్ చేయవచ్చు, మాయా ఇమెయిల్ ఫెయిరీ లేకుండా, మనం నిజంగా పంపించాలనుకుంటున్నారా అని అడగడానికి మొత్తం కంపెనీకి CEO యొక్క తాజా ప్రకటన గురించి ఆ స్నార్కీ సందేశం. నిజమే, ప్రత్యుత్తరం అన్నీ బటన్ చాలా శక్తివంతంగా ఉంటుంది, దానిని సురక్షితంగా ఉపయోగించటానికి దాని స్వంత ప్రత్యేక నియమాలు ఉన్నాయి.
ప్రత్యుత్తరం అన్ని Vs ప్రత్యుత్తరం
ఎవరైనా ఒకటి కంటే ఎక్కువ వ్యక్తులకు ఇమెయిల్ పంపితే, ప్రత్యుత్తరం ఇచ్చేటప్పుడు మీకు రెండు ఎంపికలు ఉంటాయి. "ప్రత్యుత్తరం" క్లిక్ చేయడం ద్వారా మీ సందేశాన్ని ఇమెయిల్ పంపినవారికి పంపుతుంది, "అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి" క్లిక్ చేస్తే అసలు సందేశాన్ని అందుకున్న ప్రతి ఒక్కరికీ మీ సందేశాన్ని పంపుతుంది. పంపండి క్లిక్ చేయడానికి ముందు మీ ప్రత్యుత్తర ఇమెయిల్‌లోని టూ ఫీల్డ్‌ను ఎల్లప్పుడూ తనిఖీ చేయాలని పర్డ్యూ విశ్వవిద్యాలయంలోని వారు సిఫార్సు చేస్తున్నారు.
దీన్ని చాట్ రూమ్ లేదా సమావేశంగా భావించండి. ఇమెయిల్ అందుకున్న ప్రతి ఒక్కరూ ఇప్పుడు ఒకే గదిలో కూర్చున్నారు. మీరు అసలు పంపినవారికి ఏదైనా గుసగుసలాడుతుంటే, అది ప్రత్యుత్తరం. మీరు నిలబడి మొత్తం గదికి ఏదైనా ప్రకటిస్తే, అది ప్రత్యుత్తరం. రాబర్ట్ గ్రిమార్డ్ చెప్పినట్లుగా, మెయిన్ స్టేట్ కోసం ఎంటర్ప్రైజ్ ఇ-మెయిల్ అడ్మినిస్ట్రేటర్, "ప్రత్యుత్తరాన్ని జాగ్రత్తగా వాడండి" అని చెప్పారు.
ఏదో ఉపయోగకరంగా చెప్పండి లేదా ఏమీ చెప్పకండి
గ్రహీతల జాబితాలో ప్రతిఒక్కరికీ ప్రయోజనం చేకూర్చే ప్రశ్నకు ఖచ్చితమైన సమాధానం ఇవ్వగలిగినప్పుడు ప్రతి ఒక్కరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడం చాలా మంచిది. ఉదాహరణకు, ఎవరికైనా ఒక నిర్దిష్ట రకం టోనర్ గుళిక ఉందా అని అడుగుతూ ప్రతిఒక్కరికీ ఎవరైనా ఇమెయిల్ పంపారు, "అవును, నాకు ఒకటి ఉంది" అని చెప్పడానికి ప్రత్యుత్తరం అన్నీ ఉపయోగించడం మంచిది. ఇది మిగతా అందరినీ సరఫరా గది ద్వారా త్రవ్వకుండా చేస్తుంది.
అయినప్పటికీ, "లేదు, క్షమించండి" అని చెప్పడానికి సమూహానికి సమాధానం ఇవ్వడం వల్ల ఎటువంటి ప్రయోజనం లేదు. ఇమెయిల్ జాబితాలోని ప్రతి ఒక్కరూ అలా చేస్తే ఒక్క క్షణం ఆలోచించండి. చెప్పడానికి ఉపయోగకరంగా లేని డజన్ల కొద్దీ ఇమెయిల్‌లు ఎవరికీ అవసరం లేదు. మీకు సహకరించడానికి ఏదైనా ఉపయోగకరంగా ఉంటే తప్ప, మొత్తం గ్రహీతల జాబితాకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వకుండా ఉండండి.
గ్రహీతలను చూడండి
సందేశంలో కాపీ చేయాల్సిన వ్యక్తులు మాత్రమే మీ జవాబును అందుకున్నారని నిర్ధారించుకోవడానికి ఎల్లప్పుడూ గ్రహీత జాబితాను చూడండి. అసలు గ్రహీతల ఉపసమితికి మీరు సమాధానం చెప్పాల్సిన అవసరం వచ్చినప్పుడు అన్నింటికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడం మరియు అనవసరమైన గ్రహీతలను కలుపుకోవడం మంచి పద్ధతి. సీనియర్ ఎగ్జిక్యూటివ్‌లను ట్రిమ్ చేయడం చాలా వివేకం, ఎందుకంటే వారు మొదటి స్థానంలో ఇమెయిల్‌తో మునిగిపోయే అవకాశం ఉంది. మీ ప్రతిస్పందన అవసరం లేని పెద్ద సంఖ్యలో వ్యక్తులను కలిగి ఉన్న పంపిణీ జాబితాలను కూడా మీరు మినహాయించాలి.
వ్యక్తిగత వ్యాఖ్యానంతో ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడం
రాజకీయంగా ఛార్జ్ చేయబడిన సందేశాలు లేదా ఆఫ్-కలర్ జోకులను ఇమెయిల్ ద్వారా పంపడం ఏ పరిస్థితులలోనైనా తెలివైన ఆలోచన కానప్పటికీ, వాటిని ప్రత్యుత్తరం ద్వారా పంపడం వృత్తిని దెబ్బతీసే చర్య. కొంతమంది నిరాశపరిచిన వార్తలను స్వీకరించిన తర్వాత వెంట్ చేయవలసి ఉంటుంది మరియు అది అర్థమయ్యేది; ఏదేమైనా, సంస్థలోని ప్రతిఒక్కరికీ వెళ్లడం మీ ప్రతిష్టను దెబ్బతీస్తుంది లేదా దిద్దుబాటు చర్యకు గురి చేస్తుంది.
అన్ని అప్లైన్ గొలుసులకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి
కొంతమందికి సాధారణ సందేశాలలో ప్రత్యక్ష పర్యవేక్షకుడిని కాపీ చేసే అలవాటు ఉంది. పనిని విమర్శించడానికి లేదా స్థితి నవీకరణను అభ్యర్థించడానికి ప్రత్యుత్తరం అన్నీ ఉపయోగించినప్పుడు ఇది ఇబ్బందికి దారితీస్తుంది. సాధారణంగా, ఒక వ్యక్తి పర్యవేక్షకుడిని కాపీ చేయడం లేదా గుడ్డిగా కాపీ చేయడం అనేది వ్యక్తి దృష్టిని ఆకర్షించడానికి చివరి అవకాశంగా ఉండాలి - ఇది డిఫాల్ట్ అభ్యాసం కాదు.
Entreprene త్సాహిక పారిశ్రామికవేత్తలు లేదా చిన్న-వ్యాపార యజమానులు పెద్ద సంఖ్యలో గ్రహీతల గురించి చాలా తక్కువ ఆందోళన కలిగి ఉంటారు. ఏదేమైనా, బహుళ క్లయింట్లను మెయిలింగ్‌లో చేర్చినప్పుడు, బహిర్గతం చేయని లేదా పోటీ లేని ఒప్పందాలను విచ్ఛిన్నం చేసే ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి వాటిని అసలు సందేశంలో బ్లైండ్-కాపీ జాబితాలో ఉంచడం మంచిది. బహుళ కంపెనీలలోని బహుళ వ్యక్తులకు సందేశాన్ని పంపడం, ఒకదానితో ఒకటి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడానికి వారిని అనుమతిస్తుంది, ఇది అసలు పంపినవారికి సమస్యలను సృష్టించగలదు.
