సంస్థ కార్యకలాపాల్లోని ఉద్యోగులు తమ పనిని నిర్వహించడానికి సరైన పత్రాలను ఉపయోగిస్తారని పత్ర నియంత్రణ కోసం విధానాలు నిర్ధారిస్తాయి. విధానాలు నాణ్యత హామీ ప్రక్రియలో కీలకమైన భాగం. డాక్యుమెంటేషన్‌కు బాధ్యత వహించే ఉద్యోగులు వాడుకలో లేని పత్రాలను తాజా వెర్షన్‌లతో భర్తీ చేస్తారని నిర్ధారించుకోవడానికి వారు డాక్యుమెంట్ తయారీ మరియు నిర్వహణను ట్రాక్ చేస్తారు. ఇటువంటి విధానాలలో పత్రాలను సృష్టించిన, మార్చిన మరియు ఆమోదించిన ఉద్యోగుల రికార్డులు ఉన్నాయి, తద్వారా కంపెనీ తప్పులను ఎలా నివారించాలో మరియు దాని ఉత్పత్తులు మరియు సేవల నాణ్యతను ఎలా మెరుగుపరుస్తుందో నిర్ణయించగలదు.
సృష్టి
డాక్యుమెంట్ కంట్రోల్ విధానాలు నిర్దిష్ట పత్రాలను రూపొందించడానికి ఎవరు బాధ్యత వహిస్తాయో మరియు డాక్యుమెంట్ ఆరినేటర్ దానిని ఎలా గుర్తించాలో తెలుపుతుంది. నిర్దేశిత ఫార్మాట్‌లో పత్రానికి పేరు ఇవ్వడంతో పాటు, బాధ్యతాయుతమైన ఉద్యోగి తనను తాను మూలం అని గుర్తించడానికి పత్రంలో సంతకం చేయాలి. పత్రంలో సంతకం చేయడం ఉద్యోగి పనిని పూర్తి చేసినట్లు సూచిస్తుంది మరియు అతను పనిని పూర్తి చేసినప్పుడు చూపించే తేదీని చేర్చాలి.
సమీక్ష
నాణ్యతా భరోసా సూత్రాలకు కంపెనీలు వారి పత్రాలను ఖచ్చితత్వం కోసం సమీక్షించాల్సిన అవసరం ఉంది, ముఖ్యంగా సాంకేతిక డ్రాయింగ్‌లు మరియు లక్షణాలు. డాక్యుమెంట్ కంట్రోల్ ప్రొసీజర్స్ ఏ పత్రాలను సమీక్షించాలి, ఎవరిచేత మరియు అటువంటి సమీక్షను ఎలా రికార్డ్ చేయాలో వివరంగా చెప్పవచ్చు. సాధారణంగా సమీక్ష విధానం సమీక్షకుడికి ఏ అర్హతలు ఉండాలి మరియు పత్రంలో అవసరమైన ఏవైనా మార్పులను సమీక్షకుడు ఎలా నిర్వహిస్తాడో తెలుపుతుంది. మార్పులను ఎలా రికార్డ్ చేయాలో మరియు అతను విజయవంతమైన సమీక్షను పూర్తి చేశాడని సూచించడానికి సమీక్షకుడు ఎక్కడ సంతకం చేయాలో ఇది వివరిస్తుంది.
పునర్విమర్శ
సమీక్ష సమయంలో చేసిన మార్పులే కాకుండా, డాక్యుమెంటేషన్‌లో అవసరమైన మార్పులు తరచుగా ప్రాజెక్టులు లేదా కార్యకలాపాల మార్పుల వల్ల సంభవిస్తాయి. పత్ర నియంత్రణ విధానాలు ఎవరు పునర్విమర్శలను ప్రారంభిస్తాయో మరియు ఎవరు వాటిని నిర్వహిస్తారో తెలుపుతుంది. పునర్విమర్శ పూర్తయిన తర్వాత, సవరించిన పత్రం ఒక హోదాను అందుకుంటుంది, ఇది ఒక నిర్దిష్ట తేదీ నాటికి ఇటీవలి పునర్విమర్శగా గుర్తించడానికి ఉద్యోగులను అనుమతిస్తుంది. పాత పత్రం వాడుకలో లేని హోదాను అందుకుంటుంది మరియు అది ప్రస్తుతము లేదని గుర్తును పొందుతుంది.
భర్తీ
పత్రాల నియంత్రణ విధానాల యొక్క ముఖ్య భాగం పత్రాలు ఉపయోగంలో ఉన్న ప్రదేశాలలో వాడుకలో లేని సంస్కరణలను భర్తీ చేస్తాయని ఒక సంస్థ ఎలా నిర్ధారిస్తుందో వివరిస్తుంది. డాక్యుమెంటేషన్ పునరుద్ధరణకు ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారో విధానాలు తెలుపుతాయి, తరచుగా పునర్విమర్శలను ప్రారంభించేవారు. మరోవైపు, వాడుకలో లేని పదార్థాన్ని గుర్తించడం మరియు ఇటీవలి పునర్విమర్శలను ఎలా తనిఖీ చేయాలో డాక్యుమెంటేషన్ యొక్క వినియోగదారులకు విధానాలు నిర్దేశిస్తాయి.
బాహ్య పత్రాలు
వ్యాపారాలు తరచుగా సంస్థ వెలుపల నుండి వచ్చే డాక్యుమెంటేషన్‌ను ఉపయోగించాల్సి ఉంటుంది. ఇటువంటి పత్రాలు మొదట వచ్చినప్పుడు అంతర్గత విధానాలను అనుసరించవు. సంస్థ వ్యవస్థలో అటువంటి పత్రాలను ఏకీకృతం చేయడానికి ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారో పత్ర నియంత్రణ విధానాలు తెలుపుతాయి. బాహ్య పత్రాలను ఎలా గుర్తించాలో, సమీక్ష అవసరమా మరియు అవసరమైతే పునర్విమర్శలతో ఎలా కొనసాగవచ్చో వారు వివరిస్తారు. అనుసంధానించబడిన తర్వాత, బాధ్యతాయుతమైన ఉద్యోగులు అవసరమైన చోట సంబంధిత బాహ్య పత్రాలు అందుబాటులో ఉండేలా చూస్తారు.
