డిజిటల్ కమ్యూనికేషన్ రావడంతో, వ్యాపార అనురూప్యం ఒక్కసారిగా మారిపోయింది. ఒక ఇమెయిల్ పంపడం అంత త్వరగా మరియు సులభం, బహుళ గ్రహీతలకు ఒక లేఖ రాసేటప్పుడు మరియు ప్రసంగించేటప్పుడు ప్రమాణాలు ఇప్పటికీ ఉన్నాయని ప్రొఫెషనల్ వ్యాపార నాయకులకు తెలుసు. పాఠకుల కోసం ఉత్తమ స్పందనలను పొందడానికి మీరు ఇమెయిల్ లేదా ప్రామాణిక లేఖ రాస్తున్నారా అనే నియమాలను అర్థం చేసుకోండి.
కరస్పాండెన్స్ రకాలు
ఆధునిక యుగంలో వ్యాపార సంభాషణను పంపడానికి మరిన్ని మార్గాలు ఉన్నట్లు అనిపిస్తుంది. శీఘ్ర గమనికలు తరచుగా ప్రైవేట్ మరియు తక్షణ సందేశ సేవల ద్వారా మరియు టెక్స్ట్ సందేశ ద్వారా కూడా పంపబడతాయి. అయితే, మీరు మీ వ్యాపారం తరపున అధికారిక కరస్పాండెన్స్ పంపుతుంటే, ఒక లేఖ లేదా ఇమెయిల్ అత్యంత ప్రొఫెషనల్ ఎంపిక. అన్ని కరస్పాండెన్స్ అధికారిక వ్యాపార రికార్డులో భాగం, అంటే ఏదైనా వ్రాసినప్పుడు మీ స్వరం మరియు కంటెంట్‌ను గుర్తుంచుకోండి. ఇది వ్రాతపూర్వక రికార్డు అవుతుంది మరియు చట్టబద్ధంగా కట్టుబడి ఉంటుంది.
చాలా మంది ఇప్పటికీ స్వయంచాలకంగా ప్రామాణిక అక్షరాలలో మరింత అధికారిక నమస్కారాలను ఉపయోగిస్తారు, అక్కడ వారు ఇమెయిల్ కరస్పాండెన్స్లో అనధికారికంగా పొందుతారు. పార్టీలు మీకు ఎంత బాగా తెలుసు అనేదానిపై ఆధారపడి, "హాయ్" లేదా "హే" అని చెప్పడం చాలా సాధారణం కావచ్చు. ప్రేక్షకులు ఎవరో ఎల్లప్పుడూ శ్రద్ధ వహించండి మరియు మీరు ఆ ప్రేక్షకులను తగిన విధంగా ప్రసంగించారని నిర్ధారించుకోండి.
బహుళ గ్రహీతలకు చిరునామా ఇమెయిల్
ఫార్మాలిటీ అవసరాలతో ఇమెయిల్ మరింత క్షమించేది. మీకు ప్రధాన గ్రహీతలు, కార్బన్ కాపీలు (సిసి) మరియు బ్లైండ్ కార్బన్ కాపీలు (బిసిసి) ఉన్న చిరునామా పెట్టెలు ఉన్నాయి. ప్రతి గ్రహీతకు తగిన పెట్టెలో ఇమెయిల్ చిరునామాను నమోదు చేయండి. లేఖను స్వీకరించడానికి మరియు ప్రతిస్పందించాల్సిన వ్యక్తులు ప్రధాన గ్రహీతలు. మీరు ఒక కాపీని మేనేజర్ లేదా లేఖలో పేర్కొన్న మరొక పార్టీకి కూడా పంపుతుంటే, వారు సమాచార ప్రయోజనాల కోసం లేఖను పొందుతున్నారు మరియు సిసి బాక్స్‌లో ఉండాలి.
పేరు పెట్టవలసిన అవసరం లేని గ్రహీతల కోసం బిసిసి పెట్టె ఉంది, అందువల్ల ప్రతి ఒక్కరూ వారి రశీదుకు లేదా అంత పెద్ద సమూహానికి గుడ్డిగా ఉంటారు, ప్రతి ఒక్కరూ మొత్తం గుంపుకు ప్రతిస్పందించడం మీకు ఇష్టం లేదు. ఇది పెద్ద సమూహ ఇమెయిల్‌లకు గోప్యతా నియంత్రణగా ఉపయోగపడుతుంది.
ఇమెయిల్ బాడీలో, గ్రీటింగ్ తరువాత ఇద్దరు లేదా ముగ్గురు గ్రహీతల పేరును జాబితా చేయండి. ఉదాహరణకు, "ప్రియమైన జో, జేన్ మరియు టిమ్," లేదా "ప్రియమైన మిస్టర్ జాన్సన్, శ్రీమతి హోలిస్ మరియు మిస్టర్ బాక్స్టర్." విస్తృతమైన జాబితాల కోసం, గ్రీటింగ్‌కు ముందు పేరు, కంపెనీ మరియు శీర్షికను జాబితా చేయండి. ఉదాహరణకి:
- జాన్ టిల్లిస్, ప్రెసిడెంట్, ACME ఇంక్
- జేన్ జోన్స్, CEO, టిప్ టాప్ సేల్స్ కంపెనీ
- బిల్లీ అలెన్, వైస్ ప్రెసిడెంట్, మెటల్ ఇంక్ అనుమతించు
- నీల్ బెన్సన్, వైస్ ప్రెసిడెంట్, పీటర్ పైపర్ పెప్పర్స్ కంపెనీ
చిరునామాలు BCC లో ఉన్నప్పటికీ, కరస్పాండెన్స్లో ఎవరు ఉన్నారో చూడటానికి మీరు ఈ జాబితాను కొనసాగిస్తారు. గ్రీటింగ్ అప్పుడు "ప్రియమైన బృందం" లేదా "ప్రియమైన సర్స్" వంటి సమూహానికి ఏదో ఒకటి అవుతుంది. ఇది ఇమెయిల్ అయినప్పటికీ, ఇమెయిల్‌లోని బహుళ వ్యక్తులను వీలైనంత ప్రొఫెషనల్‌గా పరిష్కరించడానికి ప్రయత్నించండి.
ఇద్దరు వ్యక్తులకు ఒక లేఖను ఉద్దేశించి
ప్రామాణిక మెయిల్ ఛానెల్‌ల ద్వారా వెళ్ళే వ్యాపార అక్షరాలకు అనుకూలమైన ఇమెయిల్ చిరునామా పెట్టెలు లేవు. గ్రీటింగ్ ముందు, మీరు ఉద్దేశించిన ప్రతి గ్రహీతకు ఒక బ్లాక్‌ను సృష్టిస్తారు. కవరులో కనిపించే విధంగా బ్లాక్ పేరు, శీర్షిక మరియు కంపెనీ సమాచారాన్ని గణనీయమైన భాగాలుగా విభజిస్తుంది. ప్రతి గ్రహీత యొక్క బ్లాక్ ఒక పంక్తితో వేరు చేయబడుతుంది.
గ్రహీత బ్లాక్ యొక్క ఉదాహరణ:
- రోనాల్డ్ జోన్స్, ఆపరేషన్స్ డైరెక్టర్
- ఆపరేషనల్ రిసోర్స్ సొల్యూషన్స్, ఇంక్
- 10101 మెయిన్ స్ట్రీట్, సూట్ 200
- బెస్ట్ టౌన్, MA 00111
ఒక బ్లాక్‌లో ఫోన్ లేదా ఫ్యాక్స్ ఉండవచ్చు లేదా ఉండకపోవచ్చు. అసలు గ్రీటింగ్ విషయానికి వస్తే, మీరు అన్ని గ్రహీతలను జాబితా చేసిన తర్వాత, "ప్రియమైన హాజరైనవారు" లేదా "ప్రియమైన ప్రాజెక్ట్ సహోద్యోగులు" వంటి సమూహ గ్రీటింగ్‌ను ఉపయోగించండి.
కార్బన్ కాపీలు మరియు బ్లైండ్ కాపీలు
ప్రామాణిక అక్షరాల కోసం, సిసిగా లేదా బిసిసిగా సమాచారాన్ని పొందుతున్న వారు, లేఖ చివరలో మీ సైన్ ఆఫ్‌ను నియమించిన తర్వాత గుర్తించబడతారు. మీ సైన్ ఆఫ్ నమస్కారం క్రింద, కార్బన్ కాపీ గ్రహీతల పేర్లు ఏదైనా ఉంటే జాబితా చేయండి. బ్లైండ్ కార్బన్ కాపీ ఉంటే, పేరులేని ఎవరైనా కాపీని పొందుతున్నారని మీరు గమనించాలి. మీ సైన్ ఆఫ్ చేసిన తర్వాత మరియు సిసి తరువాత, బిసిసిని పేర్కొనడం ద్వారా ఇది జరుగుతుంది.
